Microsoft 365 / M365 und intelligente Signaturen
Signaturen und intelligente Antworten
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Das Handelsgesetzbuch und weitere Gesetze für Unternehmen regeln eine Impressumspflicht für geschäftliche E-Mails. Auf Grund dieser Gesetze müssen geschäfliche E-Mails vom Absender mit Pflichtangaben versehen werden, bevor diese abgesandt werden. Solche Pflichtangaben werden im Allgemeinen in einer Signatur in ausgehenden E-Mails bereitgestellt.
Die Herausforderung
Gesetzliche Vorgaben erfordern, dass Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen stets die vollständigen Pflichtangaben enthalten. Allerdings neigen wiederkehrende Empfänger – Ihre Stammkunden und Partner – dazu, diese statischen Informationen schnell zu ignorieren. Die Signatur verliert so ihren Wert als wertvolle Kommunikationsfläche.
Die Lösung
Setzen Sie auf intelligente und dynamische E-Mail-Signaturen. Bei der ersten Kontaktaufnahme sorgt IntelliSig dafür, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben prominent und unübersehbar hervorgehoben werden, um maximale Rechtssicherheit zu gewährleisten. Sobald eine Beziehung etabliert ist, wird die Signatur automatisch angepasst: Die Pflichtangaben rücken dezent in den Hintergrund und machen Platz für eine aktuelle Marketingbotschaft, ein Produkt-Highlight oder einen Call-to-Action, der Ihre Empfänger wirklich erreicht.
Mehr als Signaturen...
Über die dynamische Verwaltung von Signaturen hinaus ermöglicht der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) auch die intelligente Steuerung von automatischen Antworten (Out-of-Office oder Eingangsbestätigungen). Mithilfe der KI können solche automatischen Antworten gewinnbringend für das Marketing nutzen. Die KI analysiert dabei den Inhalt der eingehenden E-Mail, erfasst den Kontext und die Absicht des Absenders und generiert darauf basierend eine angepasste Bestätigung (z. B. "Danke, wir haben Ihre E-Mail erhalten"). Diese Antwort wird dann gezielt mit Marketingelementen versehen – etwa einem Verweis auf ein passendes Produkt, eine aktuelle Kampagne oder relevante Inhalte – um selbst in der kurzen Wartezeit bis zur Bearbeitung einen Mehrwert zu schaffen und die Kundenansprache zu optimieren.
